TUGAS SOFTSKILL KOMUNIKASI BISNIS
Disusun Oleh :
1. I Gusti Agung Ayu Putu Dewi Nurlitasari
2. Marce Marthavina Ijanleba
3. Miratannia
UNIVERSITAS GUNADARMA
DEPOK
BAB I
Pendahuluan
1.1 Latar belakang
Peran Komunikasi dalam Bisnis Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung semakin turbulen. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik. Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi.Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas. Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.
Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salahsatu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.
Dengan kata lain, tanpa komunikasi suatu organisasi tidak dapat berfungsi optimal. komunikasi merupakan elemen terpenting yang diberikan Tuhan kepada manusia, karena dengan komunikasi kita menjadi mahluk hidup bukan benda lagi, komunikasi bisa menghidupkan nyawa sosial yang menjadi harapan kita
untuk tetap berperan sebagai manusia. Selain komunikasi ada juga faktor penting yang harus kita lakukan, yaitu bisnis, yah bisnis, karena dengan bisnis kita bisa menghasilkan simbiosis mutualisme untuk memenuhi kebutuhan dan hasrat hidup kita sebagai manusia.
Dalam arti lain, Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan aspresiasi. Bisnis dan komunikasi sebagai sama-sama proses sosial, kita akan sampai pada kesimpulan bahwa komunikasi adalah bisnis dan sebaliknya, bisnis adalah komunikasi. Kemajuan di bidang transformasi informasi (komunikasi) juga berlangsung sangat pesat, sehingga informasi tentang keadaan tertentu dapat disampaikan tanpa tergantung jarak geografis. Kemajuan dibidang komunikasi (media massa) telah mempengaruhi pola-pola bisnis antarmanusia.Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan melakukan proses produksi. Dalam komunikasi, yang diproduksi dinamakan informasi, sedangkan dalam bisnis, yang diproduksi adalah barang dan jasa. Bisnis dan komunikasi menyampaikan produk tersebut kepada pihak lain. Dalam komunikasi, pihak lain disebut communicator , audience, destination , dst. Sementara dalam kegiatan bisnis pihak lain sering disebut konsumen, klien, buyer, dan seterusnya. Komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu dan mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.
Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis. Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dua bisnis, yaitu komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal. Dalam dunia bisnis, reputasi dan kredibilitas harus dibangun agar kustomer merasa nyaman hingga memberikan kepercayaannya pada anda. Terutama dalam hubungan bisnis jangka panjang dengan pekerja dan kustomer, memiliki kepekaan profesionalisme akan menghadirkan banyak nilai positif. Disinilah perlunya memainkan peran komunikasi bisnis. Keberhasilan bisnis apapun tergantung pada efektivitas komunikasi. Semakin efektif sebuah komunikasi, semakin positif nilai yang dihasilkan. Efektivitas sebuah komunikasi sesungguhnya diukur dari seberapa jauh menghasilkan aksi dari audiens dan pembaca.
BAB II
Tinjauan Pustaka
2.1 Landasan Teori
2.1.1 Pengertian Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal. Komunikasi bisnis melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.
Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:
1. Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
2. Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lbih yakni komunikator dan komunikan.
3. Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
4. Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
5. Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
6. Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.
2.1.2 Tujuan Komunikasi Bisnis
Mendapatkan pemahaman penuh tentang makna pesan yang diberikan kepada pihak lain, baik didalam maupun diluar organisasi perusahaan. Mendapatkan tanggapan, tindakan, atau persetujuan dari si penerima pesan seperti yang diharapkan si pemberi pesan Penemuan diri (Personal discovery), Untuk berhubungan dan memelihara hubungan dengan orang lain, untuk meyakinkan, untuk bermain dan menghibur diri Kita mendengarkan pelawak, pembicaraan, musik dan film sebagian besar untuk hiburan.
2.1.3 Fungsi Komunikasi Bisnis
Fungsi komunikasi dalam bisnis terdiri dari:
1. Fungsi Informatif : Aktivitas yang kita lakukan berperan memberikan informasi tentang bisnis kita, pada saat yang mungkin bersamaan kita juga mencari informasi tentang siapa pesaing kita, bagaimana kondisi perusahaan dan kekuatannya pada market place.
2. Fungsi Persuasif : Komunikasi diarahkan untuk memberikan treatment agar orang lain merubah sikap, pendapat dan perilakunya seperti yang diharapkan oleh komunikator dalam organisasi bisnis. Fungsi ini dijalankan untuk membangun komitmen para pelakunya terhadap organisasi atau lembaga tempat bekerja, dari mulai manajer hingga tukang sapu, sehinggu visi, misi, strategi dan taktik dapat berjalan secara efektif dalam mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya.
3. Fungsi Kontrol : Tanpa adanya fungsi kontrol dalam komunikasi bisnis, operasional organisasi tidak dapat berjalan secara efektif. Artinya mengkomunikasikan atau yang harus dikerjakan atau tidak harus dikerjakan oleh bawahan atau manajer sekalipun.
Fungsi ini dapat berjalan efektif bila;
· Informasi yang disampaikan jelas, akurat dan tidak mengandung ambiguitas yang berlebihan
· Komunikasi yang dilakukan sekaligus memperkaya skill bawahan
· Membuka saluran umpan balik.
4. Fungsi Emosi : Fungsi emotif meningkat ke penerapan isi pesan, karena berkaitan dengan rasa suka tidak suka, benci dan cinta, puas atau tidak puas, kegembiraan dan kesedihan, menyenangkan atau kedekatan emosional lainnya.
2.1.4 Efektivitas Komunikasi Bisnis
Efektivitas komunikasi ditentukan oleh beberapa hal :
1. Persepsi. Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.
2. Ketepatan. Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.
3. Kredibilitas. Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.
4. Pengendalian. Komunikan memberikan reaksi/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.
5. Kecocokan. Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.
Sementara keterampilan meningkatkan efektivitas komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai cara menyangkut komunikasi verbal non verbal, lisan maupun tulisan. Reading, Listening, Speaking dengan membuat dan melakukan percakapan menarik, melakukan wawancara, kontak dengan kelompok-kelompok lain, membiasakan diri berpidato dan melakukan presentasi. Writing dengan menulis surat, memo, dan laporan.
2.1.5 Proses Komunikasi Bisnis dalam Perusahaan
Ada lima komponen penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu:
1. Pengirim pesan (sender atau komunikator)
2. Pesan yang dikirimkan (message)
3. Bagaimana pesan tersebut disampaikan
4. Penerima pesan (receiver atau komunikan)
5. Umpan balik (feedback) atau effect.
Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu maupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:
1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan.
2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kata, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.
3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode).
4. Langkah keempat, perhatian diahlikan pada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interprestasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya.
5. Proses terakhir dalam komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima.
Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :
1. Completeness (Lengkap) Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.
2. Conciseness (Singkat) Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.
3. Consideration (Pertimbangan) Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.
4. Concreteness (konkrit) Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan jelas.
5. Clarity (Kejelasan) Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.
6. Courtessy (Kesopanan) Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam komunikasi bisnis.
7. Correctness (ketelitian) Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).
2.1.6 Tantangan Kompetensi dalam Komunikasi Bisnis
Komunikasi seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama sekali. Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut :
· Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
· Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
· Hambatan Manusiawi
Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.
2.1.7 Penerapan Ilmu Komunikasi dalam Lingkup Bisnis
Komunikasi bisnis tidak hanya mencakup komunikasi dengan kontak diluar, tetapi juga komunikasi dengan para pekerja dalam sebuah perusahaan, jika itu terlaksana maka akan sangat membantu perusahaan anda terorganisir dengan baik. Komunikasi bisnis yang effektif mungkin direpresntasikan kepada seorang manajer bisa memotivasi para pegawai, memberikan rekomendasi dan masukan untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas dalam bisnis.
Kemampuan berkomunikasi yang effektif mutlak harus dimiliki bagi seorang pebisnis. Seorang yang cerdas belum tentu cerdas dalam mengkomunikasikan pesan-pesannya kepada orang lain. Menciptakan dan mendatangkan ide itu hal yang umum, akan tetapi kemampuan untuk mengkonversikannya menjadi sebuah presentasi yang mudah dipahami, tidak semua orang bisa. Memiliki pengetahuan tentang komunikasi yang effektif baik secara verbal maupun tulisan adalah aset bagi seorang komunikator. Komunikasi yang bisa dipahami dan direspons dengan baik akan membawa bisnis seseorang menuju gerbang kesuksesan.
Contoh kasus dan cara penyelesaian dalam konteks krisis komunikasi : Misalnya, terjadi krisis di sebuah perusahaan karena perusahaan tersebut tertimpa issue miring yang dapat meruntuhkan eksistensi perusahaan. Cara penyelesaian adalah dengan mencari inti permasalahan yang terjadi kemudian mencarikan solusi. Kemudian mempublikkasikannya kepada pihak intern bahwa permasalah perusahaan sudah selesai dan juga kepada pihak ekstren agar citra perusahaan tidak rusak dan dapat Berjaya lagi. (Fera Tiara Syahida, artikel 2011).
· Saluran komunikasi formal : Saluran komunikasi formal adalah saluran yang terorganisasi dengan baik. Seperti lembaga sosial lainnya, saluran komunikasi formal bercirikan aturan-aturan yang stabil, pejabatnya melakukan pekerjaan yang benar-benar jelas, aturan pekerjaannya disusun dengan baik dan dapat diikuti oleh orang yang berbeda-beda, dan adanya sanksi yang jelas.
· Sedangkan saluran komunikasi informal adalah saluran komunikasi yang terjadi tanpa ada struktur yang jelas-jelas ada.
Umumnya, komunikasi formal terjadi di antara orang-orang yang terjalin hubungan formal (seperti dalam lembaga/organisasi) ataupun komunikasi antar atasan-atasan perusahaan. Sedangkan komunikasi informal seperti, komunikasi antar divisi, antar karyawan dimana situasi untuk berkomunikasi tidak terlalu tegang dan monoton seperti kepada atasan perusahaan. Kelebihan komunikasi non-verbal. Non-verbal sendiri banyak ragamnya seperti, kedipan mata, gerakan kepala, warna, konteks ruang dan waktu, wewangian,diam dan lain-lain. Yang menjadi istimewa adalah, setiap kegiatan non verbal yang kita lakukan baik sadar mapun tidak, semua itu tidak dapat membohongi apa yang terjadi di diri kita. Walaupun di perkataan (verbal) kita dapat berkilah tapi bahasa tubuh tidak.
Contoh dari non-verbal dalam lingkungan bisnis / organisasi:
Seorang Manajer sedang mempresentasikan evaluasi progress perushaan dalam laporan periodiknya. Semua pegawainya memperhatikan penjelasan sang Manajer, tapi tak sedikit yang mengacuhkan, bahkan jika di telusuri di barisan belakang banyak pegawai yang menekur, menguap, dan memilih menyandarkan punggungnya seolah malas mendengarkan laporan periodic perusahaan. Menekur dan menguap menandakan para pegawai bosan akan penjelasan sang Manajer. Dengan menekur, pegawai seolah-seolah dapat melepaskan beban pendengarannya dari presentasi sang Manajer.
2.2 Faktor - faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi bisnis
2.2.1 Faktor - faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi bisnis menurut Scoot M Cultip
1. Kredibilitas
Kredibilitas (credibility) berkaitan dengan hubungan saling percaya antara komunikator dan komunikan. Komunikator perlu memiliki kredibilitas dimata komunikan, misalnya dalam hal tingkat keahliannya dalam bidang yang bersangkutan dengan pesan/ informasi yang disampaikan.
2. Konteks
Konteks (context) berkaitan dengan situasi dan kondisi dimana komunikasi berlangsung. Konteks disini terdiri dari aspek yang bersifat fisik (iklim, cuaca); aspek Psikologis (baca: psikologi komunikasi); aspek sosial (baca: sosiologi komunikasi); dan aspek waktu. Agar komunikasi dapat berjalan dengan baik, komunikator harus memperhatikan situasi dan kondisi dimana komunikan berada.
3.Konten
Konten (content) berkaitan dengan isi pesan yang disampaikan komunikator kepada komunikan. Isi pesan/ informasi disesuaikan dengan kebutuhan komunikan, misalnya pesan/ informasi mengenai kesehatan janin diberikan kepada ibu-ibu, bukan kepada anak remaja. komunikasi yang efektif akan dapat dicapai jika konten yang disampaikan komunikator mengandung informasi/ pesan yang berarti/ penting untuk diketahui oleh komunikan.
4. Kejelasan
Kejelasan (clarity) dari pesan/ informasi yang disampaikan komunikator sangat penting. Untuk menghindari kesalahpahaman komunikan dalam menangkap isi pesan/ informasi yang disampaikan komunikator. Kejelasan disini mencapkup kejelasan isi pesan, kejelasam tujuan yang akan dicapai, kejelasan kata-kata (verbal) yang digunakan, dan kejelasan bahasa tubuh (non verbal) yang digunakan.
5. Kesinambungan dan Konsistensi
Kesinambungan dan konsistensi (continuity and consistency) pesan/ informasi yang disampaikan diperlukan agar komunikasi berhasil dilakukan. Pesan perlu disampaikan secara terus menerus dan konsisten. Pesan yang disampaikan sebelumnya dengan pesan selanjutnya tidak saling bertentangan. Contohnya informasi mengenai program KB ‘dua anak saja cukup’ dari pemerintah, perlu disiarkan terus menerus melalui berbagai media, agar pesan tersebut tertanam dan dapat mempengaruhi prilaku masyarakat.
6. Kemampuan Komunikan
Kemampuan Komunikan (capability of audience) berkaitan dengan tingkat pengetahuan, dan kemampuan penerima pesan dalam memahami pesan yang disampaikan. Komikator harus memperhatikan audiensnya, menggunakan bahasa (baik verbal maupun non verbal) yang sesuai dan dipahami oleh audiens.
7. Saluran Distribusi
Saluran distribusi (channels of distribution) berkaitan dengan sarana/ media penyampaian pesan. Sebaiknya komunikator menggunakan media yang sesuai dan tepat sasaran. Misalnya dengan menggunakan media yang telah umum digunakan komunikan. Dengan begitu, komunikan tidak bingung dan komunikasi dapat berjalan dengan baik.
2.2.2 Faktor - faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi bisnis menurut Potter dan Perry
1.Perkembangan
Perkembangan usia komunikan sangat mempengaruhi proses berfikir serta perkembangan bahasa yang dipahaminya. Cara berkomunikasi dengan balita, remaja, atau orang dewasa berbeda-beda. Oleh karena itu komunikator harus menyesuaikan cara penyampaian serta bahasa (termasuk pemilihan kata) yang digunakannya dengan komunikan.
2. Persepsi
Persepsi merupakan pandangan pribadi seseorang mengenai sesuatu, yang dibentuk dari harapan dan pengalamannya. Perbedaan persepsi bisa menyebabkan terhambatnya komunikasi. Contohnya perbedaan persepsi mengenai ‘benih’ dimata seorang petani dan dimata dokter kandungan bisa menimbulkan perbedaan pemahaman.
3. Nilai
Nilai merupakan standar yang dimiliki seseorang, yang akan mempengaruhi prilakunya terhadap sesuatu. Komunikator perlu mengetahui nilai komunikan, agar dapat membuat keputusan dan interaksi yang tepat dengan komunikan. Dalam hal ini, komunikator jangan terpengaruh oleh nilai pribadinya.
4. Latar Belakang Sosial Budaya
Faktor budaya sangat mempengaruhi bahasa dan gaya komunikasi yang di gunakan komunikator. Budaya akan membatasi cara bertindak dan berkomunikasi. Misalnya perbedaan budaya akan mempengaruhi logat bicara dan gaya bahasa seseorang. Misalnya seseorang yang berasal dari kota solo akan cenderung lembut dan pelan dalam bertutur kata, namun berbeda dengan orang sebrang seperti medan misalnya yang cenderung keras dan cepat balam berbicara.
5.Emosi
Emosi merupakan perasaan subyektif seseorang. Komunikator perlu mengkaji emosi komunikan juga dirinya sendiri agar komunikan bisa menerima pesan/ informasi dengan baik tidak salah tafsir dan mau mendengarkan pesan yang disampaikan.
6. Pengetahuan
Tingkat pengetahuan komunikan sangat mempengaruhi responnya terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator. Oleh karena itu komunikator harus memperhatikan tingkat pengetahuan komunikan, usahakan agar verbal yang digunakan dapat direspon dengan baik oleh komunikan.
7. Peran
Peran dalam hubungan antara komunikator dengan komunikan akan mempengaruhi gaya/ cara berkomunukasi. Misalnya gaya/ cara komunikasi antara orang tua dan anak akan berbeda dengan gaya/ cara berkomunikasi seorang dokter dengan pasiennya. Komunikator harus menyadari perannya saat berkomunikasi dengan komunikator.
8. Lingkungan
Lingkungan interaksi dimana komunikasi terjadi akan mempengaruhi efektifitas komunikasi. Lingkungan yang nyaman, jauh dari kebisingan, serta memberi privasi yang dibutuhkan komunikan akan membuat komunikan merasa nyaman sehingga dapat menang pesan komunikator dengan baik.
9. Jenis Kelamin
Secara umum, gaya komunikasi antara pria dan wanita memiliki perbedaan. Menurut Tanned (1990) wanita menggunakan bahasa untuk mencari kejelasan dan meminimalkan perbedaan, membangun dan mendukung keintiman dalam grup-grup kecil. Sedangkan pria menggunakan bahasa untuk memperoleh kemandirian aktivitas dalam grup besar.
10. Jarak
Jarak juga mempengaruhi mempengaruhi komunikasi. Seseorang bisa saja merasa terancam ketika seorang yang belum dikenalnya berbicara dalam jarak yang sangat dekat dengannya. Untuk itu komunikator harus memperhatikan jaraknya dengan komunikan. Pastikan jaraknya cukup aman sehingga tidak membuat komunikan merasa risih atau terancam, namun nyaman.
2.3 Pengaruh Organisasi dalam Efektivitas Komunikasi
2.3.1 Bisnis
Komunikasi bisnis yang baik dapat menentukan keberhasilan suatu perusahaan. Hal ini perlu diperhatikan oleh setiap manajer perusahaan.Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang dimilikinya kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu aktivitas komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat manajer mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :
a. Struktur komunikasi yang buruk
Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti.
b. Penyampaian yang lemah
Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat ”, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan “sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat, tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.
c. Penggunaan media yang salah
Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks, berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih leluasa, sesuai kecepatan mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi, televise, radio, majalah, koran dan lain sebagainya
.
d. Pesan yang campur aduk
Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan. Sementara, kriteria dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci secara jelas.
e. Salah Audience
Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience. Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.
f. Lingkungan yang mengganggu
Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience,Suara keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat ), Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.Kendala komunikasi bisnis dapat bermacam-macam, namun dengan kehati-hatian serta kecermatan, sebagian kendala tersebut akan dapat diatasi. Presentasi yang disampaikan akan lebih bermakna dengan kendala yang diminimalisir, sehingga pesan yang disampaikan dapat memberikan efek yang diharapkan.
BAB III
Kesimpulan
Di dalam ruang lingkup bisnis komunikasi yang efektif sangatlah penting karena menyangkut semua pihak yang ada diperusahaan dalam membangun hubungan bisnis jangka panjang. Komunikasi bisnis sendiri merupakan proses pertukaran pesan sehingga tercapainya suatu efektivitas dan efisien didalam suatu organisasi. Sistem komunikasi haruslah mempunyai pemahaman yang jelas sehingga mampu dipahami, dimana peran komunikasi bisnis mempunyai kemampuan membaca, menganalisis laporan, dan lingkungan. Komunikasi akan Efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu dan akan membantu mengantisipasi masalah, membuat keputusan yang tepat, dapat mengkoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain, dan mengembangkan berbagai hubungan. Dalam dunia bisnis, reputasi dan kredibilitas harus dibangun agar kustomer merasa nyaman hingga memberikan kepercayaannya pada anda. Terutama dalam hubungan bisnis jangka panjang dengan pekerja dan kustomer, memiliki kepekaan profesionalisme akan menghadirkan banyak nilai positif. Disinilah perlunya memainkan peran komunikasi bisnis.. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan. Komunikasi yang effektif dalam dunia bisnis merupakan hal paling esensial guna bertahan dan mendapatkan kemajuan. Adalah fakta bahwasannya komunikasi yang sukses adalah dasar dari sebuah hubungan yang baik antara atasan dan bawahan, antara pekerja dan manajemen, dan antara pelanggan dan penjual. Sistem komunikasi yang baik dan efisien akan membantu koordinasi yang lebih baik serta kontrol yang efisien. Sistem komunikasi yang baik menghasilkan pemahaman yang jelas, produksi yang baik, dan iklim yang sehat dalam sebuah organisasi. Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung semakin turbulen. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik. Di era e-bisnis, Komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi dan memberikan peluang bagi dunia usaha di Indonesia untuk mengembangkan usahanya, melalui berbagai kesempatan menjalin relasi bisnis, pemasaran produk ataupun lainnya. Melalui e-bisnis, transaksi bisnis telah dilakukan melintasi batas demi batas dan zona waktu yang hampir pada saat yang bersamaan.
Hasibuan, Malayu SP. 2011. Manajemen Sumberdaya Manusia Edisi Kedua. Jakarta: Bumi Aksara.
Novita, Nita., Salim, Ubud., dan Troena, Eka Afnan. 2002. Pengaruh Karakteristik Indi-vidu, Komunikasi Efektif dan Kepuasan Kerja terhadap Kinerja Karyawan (Studi pada karyawan Tetap PT. Tambang Batubara Bukit Asam). Malang: Universitas Brawijaya.
Pace, R. Wayne & Faules, Don F. 2013. Komu-nikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT Remaja Rosda Karya.
Purwanto, Sony B. 2012. Pengaruh Komunkasi, Motivasi dan Kepuasan Kerja terhadap Kinerja Karyawan. Thesis. Pascasarjana Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya. Malang.
https://www.google.co.id/amp/s/pakarkomunikasi.com/faktor-faktor-yang-mem pengaruhi-komunikasi/amp
p
Tidak ada komentar:
Posting Komentar